Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä.

 

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Klubi ry

  • Y-tunnus: 0219419-5
  • osoite: Kauppakatu 35 B 221, 40100 JYVÄSKYLÄ
  • sähköposti: info@jyvaskylanklubi.fi

Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Eero Urtti

  • p. 044 222 3898
  • sähköposti: eero.urtti@gmail.com

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön.

Jyväskylän Klubi ry:n jäsenrekisteri

Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

  • Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
  • Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat:

  • Yhdistyslain 3 luvun 11 §:n tarkoittaman jäsenluettelon ylläpitäminen.
  • Jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenpalvelujen toteuttaminen. Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten.
  • Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäseneduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.
  • Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi. Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.
  • Lakien noudattaminen. Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. Verohallinto) lakiin perustuvat tietopyynnöt

Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Syntymäaika
  • Osoite- ja asuinpaikka
  • Sähköpostiosoite
  • Ammattinimike
  • Yhdistykseen liittymisvuosi

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja luovutetaan seuraaville yhteystyökumppaneille rekisterinpitäjän palveluiden tarjoamisen mahdollistamiseksi:

  • TietoAkseli Oy (0662160-9), kirjanpitoa ja laskutusta varten
  • Yöpuu Yhtiö Oy:lle (2033270-7 ), Hotelli Verson vastaanotto huolehtii rekisterinpitäjän omistaman klubihuoneiston avainten luovuttamisesta yhdistyksen jäsenille
  • Yhdistyksen muille jäsenille rekisteröidyn liityttyä Jyväskylän Klubi ry:n jäseneksi ja yhdistyksen jäsenmatrikkelin yhteydessä.
  • Flo Apps Oy:lle (2238193-2) Flomembers jäsenrekisterin ylläpitämistä varten.

Tietoja voidaan lisäksi lain vaatimuksesta luovuttaa esimerkiksi viranomaisille.

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja rekisteröidyn jäsenyyden ajan. Tämän ajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot neljän viikon kuluessa noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.

Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.

Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti.

Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

  1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
  2. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
  3. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

  1. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
  2. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
  3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.

Evästekäytäntö

Voimaantulopäivä:  1.1.2021

Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita käyttämäsi verkkosivustot tai jotkin avaamasi sähköpostiviestit asettavat tietokoneeseesi tai muuhun laitteeseesi. Niitä käytetään laajalti helpottamaan verkkosivustojen käyttöä sekä välittämään liiketoiminta- ja markkinointitietoja sivuston omistajalle.

Me käytämme evästeitä seuraaviin tarkoituksiin

Tekninen käyttö – helppokäyttöisyys

Evästeitä käytetään teknisistä syistä, jotta sivusto toimisi mahdollisimman tehokkaasti. Niitä käytetään esimerkiksi käyttäjän tekemien valintojen, kuten evästekäytännön hyväksymisen, tallentamiseen. Tällaiset evästeet auttavat ”muistamaan” tekemäsi valinnat, jolloin emme kysy niitä uudelleen jokaisen käyntisi yhteydessä.

Seuranta

Evästeillä kerätään tilastotietoja siitä, miten vierailijat käyttävät sivustoamme. Niiden avulla saamme esimerkiksi tietoa sivustomme toimivuudesta, jotta voimme tehdä siihen parannuksia. Saamme myös selville, kuinka moni on napsauttanut jotakin tiettyä linkkiä sähköpostiviestissä.

Alla on luettelo keskeisistä evästeistä, joita saatamme käyttää tullessasi sivustoomme.

  • Istuntotunnuseväste: Tämän evästeen avulla voimme seurata, miten siirryt sivulta toiselle, jotta sinulta ei kysytä jo antamiasi tietoja yhä uudelleen. Tämän evästeen ansiosta voit käydä lukuisilla sivuilla nopeasti ja helposti tarvitsematta todentaa tai käsitellä uudelleen aiemmin vierailtuja sivuston osia.
  • Kuormituksentasauseväste: Tällä evästeellä voimme varmistaa sivustomme tehokkaan latautumisen, sillä tämä eväste jakaa vierailut useisiin verkkopalvelimiin. Jakaessaan vierailuja eväste ei kerro sinusta henkilökohtaisia tietoja. Evästeen käyttöaika on myös rajoitettu siten, että se poistetaan, kun verkkoselain suljetaan.
  • Kumppaniseurantaeväste: Tämä eväste ilmoittaa meille, että olet tullut sivustoon kumppanilinkin kautta, mikä auttaa meitä mukauttamaan sovelluksen toimintaa vastaavasti. Tämä tapahtuu lisäämällä ainutkertainen URL-tunnus kuvaus-URL:ään, kun käyt sivustossa ensimmäisen kerran.

Kolmansien osapuolien evästeet

Myös kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä. Mitkään näistä kolmansista osapuolista eivät voi kuitenkaan kerätä henkilötietoja, joiden perusteella ne voisivat tunnistaa nimenomaan sinut.

  • Tietojen kerääminen ja analysointi: Nämä evästeet seuraavat sitä, miten erilaiset vierailijat käyttävät sivustoa, jotta voimme parantaa palvelujamme. Käytämme esimerkiksi suosittua Google Analytics -palvelua. Lisätietoja näiden evästeiden toiminnasta löytyy Googlen tietosuojatiedoista.
  • Käyttäjän tunnistaminen: Näillä evästeillä voimme kerätä anonyymejä, ei-henkilökohtaisia tietoja siitä, miten käyttäjät toimivat sivustomme kanssa, ja yhdistelemään näitä tietoja tietokantamme tietoihin.
  • Sivuston testaus: Näillä evästeillä voimme näyttää eri versioita samasta verkkosivusta tai ominaisuudesta ja näin seurata, mikä versio menestyy parhaiten. Evästeen avulla voimme määrittää, mikä versio näytetään, kun käyt sivustossamme. Näkemäsi sivuvaihtoehto valitaan sattumanvaraisesti eikä tämä eväste tallenna tai seuraa henkilötietoja.
  • Petostentorjuntatyökalut: Nämä työkalut voivat käyttää evästeitä, jotka auttavat meitä välttämään tarpeetonta tietojen käsittelyä. Ne auttavat myös kumppaneitamme saamaan vain asianmukaisia ja oikeita tietoja.

Evästeiden hallinta

Voit hyväksyä tai estää kaikkien evästeiden käytön sivustossamme. Voit hallita evästeitä aktivoimalla Internet-selaimesi asetuksen, jonka avulla voit estää kaikkien tai joidenkin evästeiden sijoittamisen. Joitakin evästeitä (kuten kolmansien osapuolten evästeitä) ei lain mukaan saa käyttää, ellei vierailija siihen suostu. Käyttäessäsi sivustoa ja sovelluksia ensimmäistä kertaa sinulta pyydetään nimenomaista suostumustasi. Sinulla on myös oikeus tarkastella, muokata tai poistaa evästeiden välittämiä henkilötietoja.

Jos haluat hallita evästeitä tällä tavalla, tutustu selaimesi kautta saataviin ohjeisiin tai verkosta löytyviin ohjetiedostoihin. Lisätietoja löytyy seuraavista osoitteista: http://www.aboutads.info/choices tai http://www.youronlinechoices.eu/ tai http://www.allaboutcookies.org. Näissä sivustoissa on kattavat tiedot asetusten määrittämisestä monissa eri selaimissa. Tiedoista löytyy esimerkiksi ohjeet, kuinka poistat laitteesta evästeet (myös tähän vierailuun liittyvät) sekä yleisluontoisempaa tietoutta evästeistä.

Tämän tietosuojakäytännön muutokset

Säilytysaika on evästekohtainen. Aikalaskuri alkaa kuitenkin alusta aina, kun sivustossa käydään.

Evästeiden käyttöön ja sijoittamiseen voidaan tehdä muutoksia. On suositeltavaa toisinaan käydä tällä sivulla tarkastamassa kulloinenkin evästekäytäntömme.

Jos evästeiden hallinnassa ilmenee ongelmia, voit olla yhteydessä osoitteeseen info@jyvaskylanklubi.fi.